A EITA começou suas atividades em maio de 2011 como um coletivo informal e concluiu a formalização como cooperativa em 2014.
Quando começamos a intensificar nossas reuniões online para nos organizarmos e também com a chegada dos primeiros trabalhos, se apresentou a necessidade de garantir os registros das dedicações das pessoas e da gestão de recursos financeiros. Neste primeiro momento, criamos uma planilha online compartilhada para fazer anotações e, assim, todas integrantes poderem acompanhar os trabalhos, recursos recebidos e destinados, como para as retiradas e os créditos1.
No Encontro Carnal, uma Assembleia Especial, em 2019, decidimos criar um sistema que ajudasse na gestão dos recursos e registros. Um sistema em software livre e que gerasse gráficos e outras formas de visualização do nosso fluxo de trabalho. O sistema ganhou o nome de Bambirra, em homenagem economista marxista Vânia Bambirra, por sugestão do ex-cooperado Bernardo Vaz.
Nas duas fases acima, seja com planilha ou com o Bambirra, a prática que se buscou foi de que todas integrantes da EITA tivessem acesso às informações gerais dos aspectos financeiros. No entanto, percebemos que no dia a dia, cada integrante foca mais diretamente nas suas atividades diretas. Sendo necessário ter momentos para olharmos coletivamente para os dados financeiros da cooperativa. Durante um tempo, fizemos estas análises nos Encontros Carnais e Espirituais2, que são as nossas Assembleias semestrais, e em reuniões semanais em momentos mais críticos. A partir de 2023, a primeira semanal de cada mês é dedicada para a análise coletiva das informações financeiras, além de que em todas Assembleias há a pauta Administrativo/Financeira.
No cotidiano, duas pessoas da cooperativa ficam mais atentas ao andamento financeiro, conciliando com outras atividades. As rotinas administrativas estão sob responsabilidade de uma destas pessoas, que garante o diálogo com a assessoria contábil e os procedimentos necessários para a regularidade fiscal.
Tempos
As rotinas administrativas envolvem emissão de notas fiscais, emissão e pagamento de guias de tributos, envio de informações para assessoria contábil e pagamento de retiradas, prestadoras de serviço parceiras, taxas e gestão de empréstimos ou fundos.
É importante estar atenta aos tempos para que cada pagamento ou informação ocorra dentro da agenda dos órgãos de governo. E, os pagamentos internos à cooperativa também aconteçam com brevidade, uma vez que metade das cooperadas vivem deste trabalho e contam com a retirada para cobrir as despesas da sua vida.
Abaixo uma visão geral de rotinas administrativas.
| Informações | Pagamentos | |
| Antes da primeira reunião semanal de cada mês | Revisar informações financeiras e administrativas para apresentar na reunião semanal | |
| Até dia 05 | Gerar Guia do Imposto Sobre Serviço (ISS) Emitir notas fiscais de pagamento mensal ou parcelado | Pagar as retiradas de cooperadas e serviços de terceiras |
| Até dia 10 | Enviar dados sobre retiradas, movimentação financeira e comprovantes da movimentação para Assessoria Contábil | Pagar guia do ISS de Caldas e honorários da Assessoria Contábil Pagar fatura do cartão de crédito e outras despesas |
| Até dia 20 | Pagar DARF do INSS, IR e demais tributos federais | |
| Anual | Revisão do Balancete Ata da Assembleia Geral Ordinária (AGO): até 31/03 Emissão do Livro Diário | Pagar DIRF*, ECF e Alvará Municipal Pagar taxas na Junta Comercial: registro Ata AGO e do Livro Diário |
Mais que uma nota fiscal
Vale destacar alguns aspectos relativos à emissão de notas fiscais.
Quando as notas são emitidas pela cooperativa, elas marcam o tempo de um trabalho. Geralmente, quando o contrato de trabalho com cliente é assinado, é feito o primeiro pagamento. Os próximos pagamentos estão relacionados com entregas durante o trabalho ou com sua conclusão. Há também trabalhos que pagam parcelado, independente de uma entrega. Na EITA, também temos a contratação da Solução RIOS, que pode ser paga com mensalidades.
Quando uma cooperativa de trabalho emite uma nota fiscal, deve demonstrar os tributos federais que serão retidos com clientes para que, posteriormente, emitam e paguem as respectivas DARFs. Os percentuais dos tributos federais são:
- 1,5% de Imposto de Renda: somente quando o valor é superior a R$ 10,00 para um mesmo cliente dentro do mês,
- 1% de Contribuição Social sobre Lucro Líquido,
- 0,65% para o Programa de Integração Social e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público e
- 3% para a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
Se uma nota fiscal é de um valor recebido pela cooperativa de um trabalho realizado e pago por uma organização exterior, deve-se emitir a nota com o valor que entrou na conta bancária. A assessoria contábil irá emitir a DARF de tributos federais (IRPJ e CSLL) a serem pagos por este faturamento.
Quando recebemos uma nota fiscal de algum serviço que contratamos, é necessário verificar se tem tributos que devem ser retidos. Se isto ocorre, precisamos enviar a nota para a assessoria contábil considerar os tributos na DARF mensal.
Outras atividades importantes
As rotinas administrativas envolvem outros procedimentos e documentos relacionados aos trabalhos que realizamos.
Contratos
Os contratos com clientes, são documentos muito importantes, pois registram os acordos entre a cooperativa e quem a contrata. Logo no início, fazíamos contrato quando a contratante exigia. Em outros trabalhos, nos orientávamos pelos acordos verbais que estabelecíamos. Até que chegou 2022 e a EITA contratou um serviço que foi pago e não realizado. Foi uma situação delicada, envolvendo relações de proximidade e que a falta de um contrato nos dificultou exigir a devolução de parte do pagamento, uma vez que o trabalho não foi concluído. Neste período já tínhamos uma rotina de fazer contratos com quem nos contrata mas não nos atentamos em ter contrato também com quem faz algum serviço para a EITA.
Num contrato é importante que o objeto e sua entrega estejam bem explícitos. Outros aspectos importantes: dados corretos da contratante, forma de pagamento e se há entregas relacionadas; destacar que a contratante deve reter os valores dos tributos federais informados na nota fiscal para posterior emissão e pagamento da DARF; ter acordo sobre rescisão ou o que ocorre caso não aconteça a entrega contratada.
No caso da EITA, também atentamos para que esteja expresso que o sistema a ser desenvolvido é em software livre, e que seu código não está coberto pela legislação de propriedade intelectual. Além de garantir a confidencialidade em relação à informações acessadas na relação com cliente e de também indicar os elementos da Lei Geral de Proteção de Dados3 que estão relacionados com o trabalho.
No Encontro Carnal de fins de 2023, percebemos a importância de termos um tipo de contrato que seja orientado para o desenvolvimento ágil. Identificamos que os contratos que até o momento estabelecemos estão baseados em entregas que consideram um escopo bem definido no início do trabalho. Este não é caso do desenvolvimento de soluções que exigem uma descoberta e inovações a serem criadas durante o trabalho. Neste encontro, pudemos revisar alguns contratos nesta perspectiva e encaminhar para termos nosso próprio modelo.
Cadastros
Na vida da cooperativa, há alguns cadastros necessários. Um exemplo, são cadastros junto a prefeituras onde prestamos serviços para que estejamos isentas de ISS. Então, ao enviar um orçamento é necessário saber de onde é a organização contratante para logo buscar se haverá incidência de ISS na fonte. Algumas cidades fazem cadastro para isenção, pode acontecer do cadastro não ser aprovado e outras não tem o dispositivo de isenção. Nos dois últimos casos, é preciso considerar este custo na elaboração da proposta de trabalho.
Sobre tributos como o ISS, PIS e COFINS, vale acompanhar as mudanças oriundas da Reforma Administrativa que prevê alterações a partir de 20264.
Outros cadastros estão relacionados com órgãos de governo ou organizações que exigem tais instrumentos para possíveis contratações. Exemplos são o Tranferegov.br e SICAF, do governo federal, o Petronect da Petrobras.
Mais debate político
Um outro tema refere-se à uma exigência da Lei Geral de Cooperativas5 de que as cooperativas se associem à Organização das Cooperativas do Brasil (OCB). Uma exigência que está em desuso, visto que há tempos nem as Juntas Comerciais incluem este item na análise de formalização de uma cooperativa. No Congresso corre uma proposta de mudança desta lei6 e o movimento de economia solidária defende a liberdade de associação, como prevê o inciso XVII do Artigo 5º da Constituição Federal. No entanto, em 2023, a Advocacia Geral da União expediu o Parecer n.0002/2023/DECOR/CGU/AGU7 que exige tal filiação para que o governo faça contratação de cooperativas. Enfatizamos a contraditoriedade deste Parecer, que no caso da EITA, já nos fez perder um trabalho por causa desta exigência.
Como podemos ver, as rotinas tem mudanças trazidas por alterações de legislações ou novas normativas. Então, cabe à cooperativa, acompanhar os debates políticos e também ter uma boa assessoria contábil.
Cuidar e avançar
O estabelecimento de uma dinâmica de encontros mensais com foco nas questões administrativo-financeiras da cooperativa tem sido uma boa prática na EITA. Ao mesmo tempo, são importante os encontros rotineiros entre as pessoas que cuidam desta tarefa.
Por vezes, é no encontro entre essas duas pessoas que surgem as dúvidas ou propostas a serem dialogadas por toda a cooperativa. Os encontros desta frente de trabalho também garantem que os registros estejam sempre em dia, pois alguém está olhando para eles toda semana.
Esta partilha foi pauta de uma reunião semanal da EITA em 2023.
1 Os créditos foram uma forma de registrar o trabalho realizado pelas integrantes da EITA, ainda que não tivéssemos recursos para pagar. Era o início de tudo e os créditos foram o nosso investimento inicial na forma de trabalho. Aos poucos e tempos depois, conseguimos pagar os créditos para as pessoas que trabalharam nos primeiros anos da EITA.
2 As assembleias presenciais, que ocorrem a cada semestre, chamamos de Encontro Carnais. As Assembleias que ocorreram durante a pandemia de Covid19, foram chamadas de Encontros Espirituais, pois queríamos que fossem presenciais mas a restrição de circulação não permitia.
3 LGPD: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm
4 Ver sobre mudanças tributárias e os novos CBS e IBS: https://legis.senado.leg.br/norma/37959796/publicacao/37963893
5 Lei Geral das Cooperativas: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5764.htm
6 Sobre mudanças na Lei Geral das Cooperativas: https://www12.senado.leg.br/noticias/materias/2014/05/29/mudanca-na-lei-do-cooperativismo-e-aprovada-na-comissao-de-agricultura
7 Acesso o Parecer da AGU: https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/comunicados/2023/Comunicado04.2023parecer0002.pdf